Zawartość
Spotkania są niezbędne dla wszystkich rodzajów działalności, ale mogą być również anulowane z różnych powodów. Wszystkie strony uczestniczące w spotkaniu powinny zostać powiadomione na piśmie tak szybko, jak to możliwe, gdy okaże się, że spotkanie nie odbędzie się. Chociaż wysyłanie wiadomości e-mail jest często odpowiednią czynnością lub czasami jest to wiadomość tekstowa, niektóre sytuacje mogą spowodować wysłanie listu pocztą. Wskazane jest potwierdzenie otrzymania powiadomienia o anulowaniu.
Tekst listowy
List powinien zaczynać się od stwierdzenia, że spotkanie zostało odwołane i zawierać czas, miejsce i cel spotkania. Możesz określić powód lub przypisać go do „nieprzewidzianych okoliczności”. Przepraszam za niedogodności.
Zmiana terminu informacji
Jeśli spotkanie zostanie przełożone, list musi zawierać lokalizację i czas lub zapewnić odbiorcę, że zostanie poinformowany. Powinien również zawierać informacje kontaktowe i poprosić odbiorcę o potwierdzenie wiadomości.