Zawartość
- Nagłówek i zamknięcie
- Styl tekstu podstawowego
- Różnice techniczne w formacie
- Ważne pytania dotyczące posłowia
Różnice między listami biznesowymi a listami mniej formalnymi lub prywatnymi można znaleźć w obu strukturach każdego z nich. Nieformalne listy osobiste pozwalają nadawcy na dowolność w zakresie rozmieszczenia elementów i innych elementów listu. Z drugiej strony listy biznesowe muszą spełniać surowe standardy dotyczące stylu i formy. Kluczowe elementy, takie jak układ, struktura akapitu i formatowanie techniczne, odróżniają odpowiedni list biznesowy od listu nieformalnego.
Nagłówek i zamknięcie
Nagłówek listu biznesowego musi zawierać nazwisko, adres i datę nadawcy. Wyrównaj nagłówek na lewym marginesie i wybierz pojedyncze miejsce na informacje. Informacje kontaktowe odbiorcy muszą być oddzielone od nagłówka pojedynczą spacją i zawierać pełne imię i nazwisko oraz adres odbiorcy, w tym kod pocztowy. Osoba pisząca nieformalny list może wybrać tylko jedno powitanie w nagłówku listu. Zamknięcie listu biznesowego wymaga pożegnalnego powitania i podpisu. Często list biznesowy będzie zawierał podpis, a także imię i nazwisko nadawcy wpisane poniżej oraz wszelkie dokumenty uwierzytelniające lub tytuły posiadane przez autora. Użyj czterech spacji między powitaniem pożegnalnym a nazwiskiem wpisanym w odręcznym podpisie. Imię nadawcy i mniej formalne powitanie wystarczą, gdy kończy się osobisty list.
Styl tekstu podstawowego
Osobiste listy o charakterze nieformalnym mogą być obsługiwane bez ograniczeń stylistycznych, jakie dają list biznesowy. Nadawca może wybrać styl lub ton, aby dopasować się do normalnych cech interakcji z odbiorcą. W liście biznesowym styl musi być zgodny z intencją listu. Listy biznesowe mające na celu zapoznanie odbiorcy z nadawcą lub usługami biznesowymi należy rozpocząć od wprowadzenia. Nadawca musi następnie użyć salda tekstowego, aby poinformować odbiorcę o zamiarze listu lub wezwaniu do działania. Na przykład list sprzedaży powinien przedstawiać sprzedawcę i produkt, wskazywać, w jaki sposób produkt będzie służył odbiorcy, a na końcu wzywać czytelnika do działania - do zakupu produktu lub usługi.
Różnice techniczne w formacie
Standardowe standardy techniczne dla listów biznesowych obejmują 2 cm marginesy po bokach oraz 2,5 cm odstępu na górze i na dole strony. Daty listów biznesowych muszą być zapisane, a nie skracane, oraz zawierać miesiąc, dzień i rok. Nadawcy powinni używać odpowiednich tytułów w listach biznesowych, ale unikać nadmiarowości. W powitaniu musi pojawić się pełne imię i nazwisko odbiorcy, z dwukropkiem w liście biznesowym. List osobisty może zawierać imię lub tytuł i nazwisko, po których następuje przecinek. Pomiędzy tytułem, danymi kontaktowymi autora i powitaniem powinno być spacja. Spacja jest również standardem między powitaniem a każdym z akapitów w treści listu. Użyj 12-punktowych czcionek szeryfowych, takich jak Times New Roman, w liście firmowym i oddzielonych pojedynczymi odstępami między tekstem. Listy biznesowe należy zawsze pisać na maszynie, ale pisanie odręczne nadaje im osobisty charakter.
Ważne pytania dotyczące posłowia
Po zamknięciu listy biznesowe muszą zawierać odpowiednie posty, takie jak wydanie kopii. Litera „cc:” oznacza, że list został również przekazany innym osobom. Posłowie to także odpowiednie miejsce na zapis materiału zawartego w liście biznesowym. Dokument towarzyszący musi zawierać odniesienie, jako pozycje zawarte po podpisie końcowym, wraz z numerem i charakterem wzoru pudełka w liście biznesowym.