Zawartość
- Odbieranie połączenia
- Określ potrzeby dzwoniącego
- Przeniesienie połączenia do odpowiedniej osoby w biurze
- Koniec połączenia
Początkowa komunikacja między potencjalnym klientem a kancelarią prawną odbywa się zwykle przez telefon i recepcjonistę. Dlatego ważne jest, aby recepcjonistka w firmie była zawsze profesjonalna i uprzejma. Utrzymanie profesjonalizmu może być czasem wyzwaniem, szczególnie dla recepcjonistów, którzy codziennie uczestniczą w dużej liczbie połączeń, jednak istnieją pewne zasady, które zawsze należy przestrzegać, odpowiadając na połączenia w kancelarii prawnej.
Odbieranie połączenia
Odpowiedz na każde połączenie, wypowiadając nazwę firmy prawniczej, swoje imię i nazwisko, a następnie określ, kto dzwoni i zapytaj: „Jak mogę ci pomóc?” Na przykład: „Dzień dobry, to jest kancelaria X and Y, mówi Jane, z kim rozmawiam?” Po zidentyfikowaniu osoby dzwoniącej po imieniu, zapytaj: „Jak mogę ci pomóc dziś pani Z”, pamiętaj, aby polecić klienta po imieniu do końca rozmowy. Adnotacje podczas każdego połączenia mogą być przydatne, zwłaszcza w odniesieniu do nazw. Podczas rozmowy zachowuj pozytywny ton, bądź cierpliwy i nigdy nie trać panowania nad sobą. Unikaj używania żargonu, slangu lub słów innych niż „aham” i „hum”.
Określ potrzeby dzwoniącego
Bardzo ważne jest uważne słuchanie, co potencjalny klient musi spełnić, aby zaspokoić twoje potrzeby i dostarczyć wymagane informacje w sposób jasny i zwięzły. W każdej rozmowie jest ktoś szukający informacji lub konkretnej osoby.
Przeniesienie połączenia do odpowiedniej osoby w biurze
Jeśli chcesz przenieść rozmowę do prawnika, poproś klienta, aby poczekał na przelew na linii. Następnie skontaktuj się z prawnikiem i ogłosić rozmowę na podstawie nazwy klienta i celu połączenia, więc dokonaj przelewu, jeśli prawnik jest dostępny. Nie zostawiaj klienta czekającego na linii dłużej niż 45 sekund. Po tym okresie zapytaj, czy klient woli kontynuować czekanie, jeśli zechce, gdy prawnik zwróci połączenie lub jeśli woli zadzwonić później.
Koniec połączenia
Przed wyłączeniem telefonu zapytaj, czy możesz pomóc w czymkolwiek innym i podziękować klientowi za skontaktowanie się z firmą prawniczą. Rzadko zdarza się, aby recepcjonista przekonał potencjalnego klienta do wynajęcia usługi, jednak bardzo często klient gubi się w wyniku złej, niegrzecznej lub nieprofesjonalnej usługi.