Siedem zasad kontroli wewnętrznej

Zawartość

• Obowiązki
• Zapisz konserwację
• Ubezpieczenie i budowanie linków
• Rejestracje aktywów i areszt
• Odpowiedzialność za powiązane transakcje
• Sterowanie technologiczne
• Niezależny przegląd krytyczny

Podczas tworzenia systemu księgowego firmy i organizacje non-profit powinny ustanowić ramy kontroli wewnętrznej. Ten proces pomaga zapewnić, że system działa dobrze i że wszyscy zaangażowani pracownicy działają zgodnie z oczekiwaniami. Posiadanie niezbędnego dokumentu biznesowego zapewnia wystarczającą pewność, zmniejszając prawdopodobieństwo błędów i chroniąc aktywa organizacji. Ze względu na ich znaczenie firmy powinny brać pod uwagę podstawowe zasady kontroli wewnętrznej.

Niezależnie od wielkości, każda firma może skorzystać z wewnętrznego systemu kontroli (Jupiterimages / Comstock / Getty Images)

Obowiązki

Firmy powinny jasno określić obowiązki. Przypisywanie konkretnych obowiązków osobom fizycznym zapewnia, że ​​rozumieją swoją rolę w utrzymaniu kontroli wewnętrznej. Jeśli odpowiedzialność jest systematycznie pomijana, skuteczny system kontroli wewnętrznej jest w stanie zidentyfikować pracownika, który nie wykonuje przydzielonego mu zadania.

Zapisz konserwację

Pamięć nie jest niezawodnym narzędziem, zwłaszcza jeśli chodzi o duże ilości informacji lub transakcji. Posiadanie odpowiednich procedur prowadzenia dokumentacji pozwoli firmom na dokładną historię transakcji. Po udostępnieniu tych informacji firma może następnie skonsultować się z nimi, jeśli zajdzie potrzeba rozwiązania problemu lub wyjaśnienia wątpliwości.

Ubezpieczenie i budowanie linków

Niestety, nawet najlepszy system kontroli wewnętrznej nie jest w stanie zapobiec utracie aktywów. Zabezpieczając dobro i tworząc więź ze swoimi pracownikami, organizacja upewnia się, że zostanie zwrócona, jeśli zostanie skradziona lub w inny sposób przekierowana.

Rejestracje aktywów i areszt

W systemie kontroli wewnętrznej ludzie, którzy mają fizyczny dostęp do kasjera i innych aktywów, nie są tymi samymi osobami, które przechowują związane z nimi dokumenty. Jeśli na przykład pracownik odpowiedzialny za prowadzenie kas fiskalnych na drobne wydatki jest tym samym, który kontroluje wpływy i wypłaty gotówki, ułatwione byłoby fałszowanie rejestrów i przekierowanie środków. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie rejestrów aktywów nie powinna mieć dostępu do kontrolowanych przez siebie aktywów.

Odpowiedzialność za powiązane transakcje

Czasami trzeba wykonać wiele zadań przed sfinalizowaniem pojedynczej transakcji. W tym przypadku ważne jest, aby każda czynność składająca się na operację była wykonywana przez różnych pracowników. Zapewnia to więcej niż jedno zaangażowanie osoby w to zadanie i zwiększa szanse na wykrycie błędów lub oszukańczych czynów.

Sterowanie technologiczne

Alarmy, klawiatury dostępu elektronicznego i inne funkcje bezpieczeństwa mogą pomóc w ochronie zasobów organizacji. Technologia ta często oferuje znacznie więcej możliwości kontroli i może być używana 24 godziny na dobę, bez potrzeby dodatkowych kosztów personelu lub przerw. Inteligentne firmy zwiększają swoje systemy kontroli wewnętrznej, inwestując w wydajne, tanie technologie.

Niezależny przegląd krytyczny

Firmy powinny regularnie dokonywać przeglądu swoich systemów kontroli wewnętrznej. Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie tej oceny nie może wykonać żadnej pracy, która zostanie zweryfikowana. Niezależny rzeczoznawca jest idealnym rozwiązaniem dla tej funkcji, ponieważ może obiektywnie dokumentować prace wykonywane w procesie kontroli wewnętrznej i nie ma powodu, aby pokrywać błędy lub być nadmiernie optymistyczny co do procedur.