Zawartość
Recepcjonistka jest zazwyczaj pierwszą osobą, którą widzisz wchodząc do środowiska biurowego. Jego główną rolą w każdej organizacji, zarówno w sektorze publicznym, prywatnym, jak i wolontariackim, jest profesjonalna reprezentacja organizacji dla gości, a także zapewnienie podstawowego wsparcia w zakresie zadań administracyjnych, harmonogramowania i innych obowiązków. Recepcjonistki mogą pozostać w funkcji wsparcia administracyjnego lub mogą zostać świeżo upieczone w college'u, chcąc poznać wewnętrzne funkcjonowanie firmy, w której są zainteresowane.
Administracyjne
Jednym z celów recepcjonistki jest wspieranie funkcji administracyjnych firmy. Kopiowanie, archiwizowanie i przygotowywanie dokumentów, jak również aranżowanie materiałów biurowych i dostarczanie niezbędnych dostaw swoim przełożonym. Obsługuje również pocztę przychodzącą i wychodzącą.
Obsługa klienta
Głównym celem tego zawodu jest obsługa klienta. Recepcjonista odbiera telefon z przyjaznym, profesjonalnym powitaniem i kieruje połączenia do części wewnętrznych. Odpowiadanie na ogólne pytania klientów i potencjalnych klientów o godzinach operacji, dostępnych produktach, usługach i opłatach również wchodzi w zakres obowiązków recepcjonistki.
Zarządzanie spotkaniami
Kolejnym celem recepcjonistki jest zarządzanie harmonogramem dla firmy. Zarządza harmonogramem spotkań, w tym nowymi rezerwacjami, odwołaniami i zmianami terminów. Posiadanie dobrych umiejętności organizacyjnych i dbałość o szczegóły to podstawowe umiejętności tego profesjonalisty.
Inne zadania
Przygotowywanie biurowej kawy, przekąsek i przekąsek na spotkania i nawiązywanie połączeń z członkami zespołu to przykłady innych zadań recepcjonistki. W niektórych biurach recepcjoniści zbierają fundusze dla komitetu społecznego, dostarczają bilety parkingowe i wysyłają rano.