Zawartość
Większość firm, zarówno małych, jak i dużych, ma recepcję lub recepcję. Standardowe procedury operacyjne pracownika, który zajmuje się obsługą klienta, obejmują obowiązki i obowiązki, które poprawiają efektywność firmy jako całości. Pracownicy ci muszą w pełni rozumieć wszystkie aspekty swojej roli, aby spełnić swoją rolę w najlepszy możliwy sposób.
Służy jako brama
Najważniejszą rolą pracownika odbierającego jest „brama” lub strażnik. Jesteś pierwszą osobą, którą klienci widzą w dniu przyjazdu i zwykle pierwszą osobą, z którą rozmawiają, gdy dzwonią do biura. Powinieneś być przyjazny i uprzejmy dla klientów, ale także zachować ich autorytet. Twoja postawa wpłynie pozytywnie lub negatywnie na cały biznes i zawsze powinieneś o tym pamiętać. Twoim obowiązkiem jest dopilnowanie, aby przełożeni otrzymywali tylko ludzi, którzy mają czas na przyjęcie i z którymi chcą rozmawiać. Zawsze traktuj osobę bezpośrednio i odpowiednio; być może będziesz musiał powiedzieć komuś, że musi zostawić wiadomość, lub że powinien usiąść i czekać.
Zdobądź klientów dobrze (Hemera Technologies / AbleStock.com / Getty Images)
Rutynowe zadania
W większości biur recepcjonista musi zajmować się codziennymi czynnościami, takimi jak administrowanie pocztą elektroniczną, słuchanie poczty głosowej, przygotowywanie woreczków pieniężnych, podlewanie roślin i uzupełnianie stołów. Przechowywanie listy wszystkich zadań dnia może pomóc Ci w zapomnieniu o czymś. Przydatne jest również utrzymywanie książki adresowej z ważnymi i często używanymi numerami, ponieważ często w ciągu dnia, gdy pojawiają się problemy, odpowiedzialność za konserwację połączeń, informatykę i inne osoby ponosi odpowiedzialność.
Organizowanie programu zobowiązań
Wreszcie, jeśli ta praca nie została przekazana innemu pracownikowi, np. Asystentowi szefa, odbiór jest miejscem, w którym porządek obrad jest utrzymywany. Zawsze bądź świadomy nadchodzących działań i odwołanych spotkań. Pamiętaj, aby zanotować imiona i nazwiska osób, które chcą umówić się na spotkanie w dni pełne, w przypadku odwołania. Czasami może być konieczne wykonanie prowizorycznych spotkań, w takim przypadku po prostu umieść post-it w harmonogramie. Pamiętaj, aby zawsze używać ołówków, ponieważ ułatwia to wymazywanie i ukrywanie w przypadku zmiany czasu.
