Standardowe procedury operacyjne dotyczące przyjmowania firmy

Autor: Randy Alexander
Data Utworzenia: 23 Kwiecień 2021
Data Aktualizacji: 27 Październik 2024
Anonim
Jak stworzyć procedury w firmie i od czego zacząć?
Wideo: Jak stworzyć procedury w firmie i od czego zacząć?

Zawartość

Większość firm, zarówno małych, jak i dużych, ma recepcję lub recepcję. Standardowe procedury operacyjne pracownika, który zajmuje się obsługą klienta, obejmują obowiązki i obowiązki, które poprawiają efektywność firmy jako całości. Pracownicy ci muszą w pełni rozumieć wszystkie aspekty swojej roli, aby spełnić swoją rolę w najlepszy możliwy sposób.


Zespół serwisowy musi dobrze zrozumieć swoją rolę. (Jupiterimages / Brand X Pictures / Getty Images)

Służy jako brama

Najważniejszą rolą pracownika odbierającego jest „brama” lub strażnik. Jesteś pierwszą osobą, którą klienci widzą w dniu przyjazdu i zwykle pierwszą osobą, z którą rozmawiają, gdy dzwonią do biura. Powinieneś być przyjazny i uprzejmy dla klientów, ale także zachować ich autorytet. Twoja postawa wpłynie pozytywnie lub negatywnie na cały biznes i zawsze powinieneś o tym pamiętać. Twoim obowiązkiem jest dopilnowanie, aby przełożeni otrzymywali tylko ludzi, którzy mają czas na przyjęcie i z którymi chcą rozmawiać. Zawsze traktuj osobę bezpośrednio i odpowiednio; być może będziesz musiał powiedzieć komuś, że musi zostawić wiadomość, lub że powinien usiąść i czekać.


Zdobądź klientów dobrze (Hemera Technologies / AbleStock.com / Getty Images)

Rutynowe zadania

W większości biur recepcjonista musi zajmować się codziennymi czynnościami, takimi jak administrowanie pocztą elektroniczną, słuchanie poczty głosowej, przygotowywanie woreczków pieniężnych, podlewanie roślin i uzupełnianie stołów. Przechowywanie listy wszystkich zadań dnia może pomóc Ci w zapomnieniu o czymś. Przydatne jest również utrzymywanie książki adresowej z ważnymi i często używanymi numerami, ponieważ często w ciągu dnia, gdy pojawiają się problemy, odpowiedzialność za konserwację połączeń, informatykę i inne osoby ponosi odpowiedzialność.

Zrób listę codziennych czynności, aby niczego nie zapomnieć (Comstock / Comstock / Getty Images)

Organizowanie programu zobowiązań

Wreszcie, jeśli ta praca nie została przekazana innemu pracownikowi, np. Asystentowi szefa, odbiór jest miejscem, w którym porządek obrad jest utrzymywany. Zawsze bądź świadomy nadchodzących działań i odwołanych spotkań. Pamiętaj, aby zanotować imiona i nazwiska osób, które chcą umówić się na spotkanie w dni pełne, w przypadku odwołania. Czasami może być konieczne wykonanie prowizorycznych spotkań, w takim przypadku po prostu umieść post-it w harmonogramie. Pamiętaj, aby zawsze używać ołówków, ponieważ ułatwia to wymazywanie i ukrywanie w przypadku zmiany czasu.


W pełne dni dobrze jest mieć listę wsparcia (Obrazy Comstock / Comstock / Getty Images)