Zawartość
Pisanie oficjalnej notatki jest skutecznym sposobem komunikowania się w firmie. Napisz notatkę z autorytatywnym głosem, ale chcesz poinformować, a nie zastraszyć czytelnika. Dodatkowe informacje zawarte w memorandum są znane jako załącznik, a zamknięcia są zazwyczaj zawarte w liście. Oficjalna notatka zawiera konkretne sekcje i inicjały pisarza i pomocnika na końcu. Podczas gdy większość notatek ma jedną stronę lub mniej, pamiętaj o dołączeniu akapitu podsumowania na końcu, jeśli masz więcej niż jedną stronę.
Instrukcje
-
Na początku notatki znajdują się sekcje „Do”, „Od” i „Temat”. Jeśli zamierzasz dołączyć załączniki, zdecyduj, kto musi otrzymać te załączniki, a kto potrzebuje tylko kopii notatki, poinformuj wszystkich o informacjach i załącznikach, które zostały rozpowszechnione (na przykład osoba, która utworzyła załącznik, nie musi go otrzymywać, to). Podaj nazwisko wszystkich, którzy otrzymają dokument w nagłówku „Do”. Dołącz osobę, którą chcesz skopiować, w notatce „CC”. Niektórzy ludzie mogą otrzymać dokument prywatnie, dodając go jako „ukrytą kopię”. Otrzymają kopię notatki, ale nie będą wymienione w „Do” ani „CC”.
-
Napisz treść notatki wyraźnie i zwięźle. Używaj prostego i formalnego języka, ale trzymaj notatkę z dala od zastraszającego lub uwłaczającego tonu. Większe dokumenty powinny zawierać kilka akapitów, aby były łatwiejsze do odczytania.
-
Wypełnij notatkę inicjałami autora, a następnie inicjały pomocnika po ukośniku („XX / aa”). Inicjały autora muszą być dużymi literami, a pomocnika małymi literami. Dwie linie poniżej powinny odczytywać słowo „Załączniki (x)” z liczbą załączników zawartych w nawiasach. Następnie wymień osoby, które mają otrzymać kopię w formacie listy. Ci, którzy otrzymają ukrytą kopię, muszą być odręcznie zapisani w swoich kopiach. Nie zapomnij dołączyć „CCO”, aby wiedzieć, że został skopiowany anonimowo. Autor notatki powinien być pierwszym w sekcji „Od”.
Jak
- Zachowaj jedną lub dwie dodatkowe kopie notatki w pliku z załącznikami na wypadek, gdyby ktoś musiał zostać dodany do listy dystrybucyjnej.
- Przejrzyj notatkę pod kątem błędów typograficznych, których nie sprawdzają sprawdzanie pisowni.
- Większość programów do edycji tekstu zawiera szablon notatki, jeśli firma nie określiła go do użycia.
Uwaga
- Pamiętaj, aby uwzględnić wszystkich odbiorców w sekcji „Do” notatki.
- Notatki powinny być używane tylko do wewnętrznej komunikacji firmy. Komunikacja z dostawcami lub klientami powinna być napisana w formacie listowym.
Czego potrzebujesz
- Załączniki do memorandum (w razie potrzeby)