Zawartość
Poświęcenie czasu na napisanie podręcznika szkoleniowego dla pracowników może wydawać się uciążliwe. Korzystanie z narzędzi Microsoft Word 2007 ułatwia ten proces. Zanim zaczniesz pisać, zaplanuj. Zdecyduj, które zadania muszą wykonać Twoi pracownicy i które można opisać, aby im pomóc. Zaplanuj, w jakiej sytuacji będziesz korzystać z podręcznika, czy to na zajęciach twarzą w twarz, czy podczas samodzielnej wycieczki. Gdy już wiesz, jakiego rodzaju instrukcji potrzebujesz, oto kilka narzędzi, których możesz użyć, aby urzeczywistnić swój pomysł.
Przygotowanie
Krok 1
Użyj narzędzia obramowania w programie Word, aby utworzyć wielopoziomową listę zadań, których pracownik musi się nauczyć. Ten proces pomoże ci zdecydować, jak długo będzie trwała twoja instrukcja i pomoże podzielić pracę na mniejsze części, łatwiejsze do wyjaśnienia pracownikom. Aby użyć narzędzia obramowania w programie Word, musisz rozpocząć od pustego dokumentu i wybrać opcję „Strona główna”. W grupie „Akapit” znajdują się 3 przyciski: punkty, cyfry oraz lista wielopoziomowa. Wybierz „listę wielopoziomową” lub kliknij strzałkę w dół, aby wybrać listę opcji obramowania. Możesz także tworzyć własne. Napisz swoje parametry. Przejdź do następnego poziomu na wielopoziomowej liście, naciskając „Tab”. aby wrócić, naciśnij „Shift + Tab”. Napisz kroki do szkolenia i inne informacje, aby wyjaśnić swoim pracownikom, jak wykonywać zadania wymagane w pracy.
Krok 2
Użyj funkcji nagłówka i stopki w programie Word, aby dodać numery stron, zawartość sekcji i tytuł dla każdej strony w dokumencie. Nagłówki i stopki to ważne wizualne odniesienia, dzięki którym pracownik wie, gdzie się znajduje w podręczniku szkoleniowym. Podczas szkolenia dodawanie liczb do stron pomaga powiązać określone strony z niektórymi tematami. Kliknij „Wstaw zakładkę”, a następnie w sekcji nagłówków i stopek wybierz „Nagłówek”. Będziesz mieć opcje stylów nagłówków lub możesz stworzyć własne. Nagłówek pojawia się na każdej stronie podręcznika lub można go zmienić tak, aby był wyświetlany tylko na przeciwnych stronach, tak aby podręcznik był zgodny z wierszem książki. Stopki pojawiają się na dole strony i są zwykle używane do pokazania numeru strony, dat i informacji o użytkowniku. Kliknij opcję „Stopka” w sekcji nagłówków i stopek i tak jak poprzednio, będziesz mieć do wyboru kilka typów.
Krok 3
Dodaj okładkę, aby odróżnić swoje materiały szkoleniowe od innych przedmiotów, które rozdajesz swoim pracownikom, takich jak przewodnik dla pracowników. Utwórz własną okładkę, klikając „Wstaw zakładkę”, a następnie „Okładka” w sekcji strony. Zobaczysz różne style okładek, które możesz wybierać lub tworzyć własne. Nadaj swojemu podręcznikowi opisowy tytuł; zawierają datę utworzenia i autorów, ponieważ podręczniki te są często tworzone w grupach.
Krok 4
Dodaj nagłówki, które pomogą Ci utworzyć spis treści dla dokumentu szkoleniowego. Pomaga to również w wizualnej organizacji, aby ułatwić pracownikom korzystanie z usługi. Utwórz różne style nagłówków dla każdego tematu, używając wcześniej utworzonej ramki (ten nagłówek nie jest taki sam jak ten na górze strony). Style nagłówków to style czcionek używane do wskazania różnych sekcji szkoleniowych, a także różnych podsekcji.
Jeśli piszesz instrukcję, jak pisać korespondencję firmową, nagłówek 1 powinien brzmieć „Jak napisać list firmowy”, a następnie podtytuł „Co zamieścić”. Aby zaznaczyć nagłówki 1 i 2, wybierz „Strona główna”, a w sekcji stylów zobaczysz wiele różnych stylów do wyboru, w tym nagłówek 1, nagłówek 2, podpis itp. Wybierz tekst, który ma być pierwszym nagłówkiem 1 i kliknij sekcję „Nagłówek 1”, aby określić jego ważność. Kliknij następną sekcję, aby utworzyć nagłówek 2. Podążaj za całą ramką, wybierając nagłówki 1 i 2. Po zakończeniu zostaną one uwzględnione w spisie treści.
Krok 5
Dodaj tabelę i zawartość (TDC), aby pomóc pracownikowi znaleźć informacje, których mogą potrzebować w razie potrzeby. Jeśli dodałeś już nagłówki główne i drugorzędne do dokumentu, pozwól programowi Word wykonać pracę i utworzyć dla Ciebie TDC. Kliknij na początku dokumentu, w miejscu, w którym ma się pojawić TDC (zwykle po okładce) i kliknij „Referencje”, a następnie „Spis treści” w sekcji o tej samej nazwie. Zobaczysz listę automatycznych tabel, których możesz użyć. Kliknij jedną z automatycznych opcji, a Twój TDC powinien pojawić się przy użyciu wstępnie wybranych nagłówków.
Krok 6
Uporządkuj swoje nagłówki i sekcje podręcznika szkoleniowego w kolejności krok po kroku. Ostatnią i najbardziej istotną częścią instrukcji powinien być indeks. Im pełniejszy indeks, tym łatwiej student może później znaleźć odpowiedzi według numeru strony. Aby utworzyć indeks, wybierz słowo, które chcesz wstawić. Kliknij „Referencje”, a następnie „Zarejestruj”, aby kontynuować wykonywanie tej czynności dla każdego elementu, który chcesz dodać do indeksu. Po zakończeniu przewiń w dół do końca podręcznika szkoleniowego i dodaj indeks, klikając „Referencje”, a następnie „Wstaw indeks”.
Krok 7
Sprawdź pisownię i zapisz plik. Po utworzeniu pierwszego podręcznika szkoleniowego możesz uczynić go wzorem dla innych podręczników, klikając „Otwórz”, a następnie „Zapisz jako”, gdy pojawi się okno dialogowe, w sekcji „Zapisz jako typ” kliknij strzałkę, aby w dół i wybierz „Szablon programu Word (.dotx)”, a następnie możesz ponownie wykorzystać swoją pracę w innych podręcznikach szkoleniowych.