Zawartość
W zatłoczonym biurze z wieloma salami konferencyjnymi śledzenie, które sale konferencyjne są w użyciu i o których godzinach, może być trudne. Kalendarz w programie Microsoft Outlook może być używany do planowania spotkań, terminów i wydarzeń, a także może być wykorzystywany do wydarzeń w całym biurze, takich jak planowanie sal konferencyjnych. Możesz skonfigurować kalendarz, aby zaplanować wszystkie sale konferencyjne, aby personel mógł łatwo sprawdzić dostępność sali konferencyjnej na dowolną datę i godzinę.
Instrukcje
-
Otwórz program Microsoft Outlook. Kliknij „Kalendarz” w panelu zakładek. Kliknij prawym przyciskiem myszy „Kalendarz” i wybierz „Nowy kalendarz”. Wprowadź nazwę nowego kalendarza, na przykład „Harmonogram pokoju konferencyjnego”.
-
Kliknij „Wyświetl harmonogram” na pasku interfejsu. Kliknij prawym przyciskiem myszy kalendarz i wybierz „Nowy termin”.
-
Kliknij „Kategoryzuj” na wstążce i wybierz „Wszystkie kategorie”. Wybierz kategorię kolorów i kliknij „Zmień nazwę”. Wprowadź nazwę kategorii, np. „Sala konferencyjna 1” lub „sala konferencyjna sali”. Zmień nazwy dodatkowych kategorii kolorów, po jednej dla każdej sali konferencyjnej. Kliknij „OK”.
-
Wprowadź tytuł spotkania lub wydarzenia w polu tekstowym tematu. W polu tekstowym Lokalizacja wpisz numer lub nazwę sali konferencyjnej. Wprowadź dzień i godzinę rozpoczęcia korzystania z sali konferencyjnej wraz z czasem użytkowania. Jeśli sala konferencyjna będzie używana przez kilka dni, możesz zmienić datę zakończenia.
-
Wprowadź szczegóły planowanego spotkania w sali konferencyjnej w oknie głównym. Możesz dołączyć opis spotkania i listę uczestników.
-
Kliknij „Kategoria” na wstążce i kliknij salę konferencyjną, w której odbędzie się spotkanie. Ten kod koloru w kalendarzu sprawia, że spotkanie jest łatwe do rozróżnienia w różnych używanych salach konferencyjnych w tym samym czasie.
-
Kliknij „Zapisz i zamknij”, aby zamknąć wydarzenie w sali konferencyjnej i powrócić do kalendarza.