Zawartość
E-mail stał się preferowanym środkiem komunikacji w świecie biznesu. Jest szybki, niezawodny i służy jako pisemna dokumentacja dokonanych transakcji. Skrzynki odbiorcze są jednak czasami zalewane spamem, dlatego ważne jest, aby wyróżniać się na tle innych, zwłaszcza jeśli próbujesz po raz pierwszy spotkać się z kimś.
Bądź bezpośredni
Bądź jak najbardziej bezpośredni w momencie pisania wiadomości e-mail i, jeśli to możliwe, wyślij ją bezpośrednio do osoby, z którą chcesz się spotkać, a nie do skrzynki odbiorczej udostępnionej przez dział. Jeśli jest to nieuniknione, umieść pole „temat” wiadomości e-mail, do której jest skierowane. W treści e-maila przejdź od razu do punktu; wyjaśnij powód spotkania i zapytaj o dostępność osoby do spotkania z tobą. Jeśli zabierasz kogoś na spotkanie, poinformuj o tym e-mailem. Wyjaśnij, co zamierzasz ze spotkaniem. Załóżmy na przykład, że chcesz określić cele sprzedaży lub zastąpić João da Silvę w księgowości.
Wybierz odpowiedni temat
Pole „subject” wiadomości e-mail jest pierwszą rzeczą, którą osoba przeczyta i zwykle określa, czy wiadomość zostanie otwarta, czy nie. Dlatego ważne jest, aby ta dziedzina nie była zbyt długa. Problemy z pocztą elektroniczną powinny być krótkie i proste - zawsze możesz omówić więcej szczegółów w kolejnych e-mailach, jeśli spotkanie zostanie potwierdzone.
Sprawdź swoją pisownię
Nigdy nie ma zbyt wiele do wzmocnienia tej wskazówki: Nic nie jest gorsze dla pierwszego wrażenia niż e-maile z częstymi błędami pisarskimi, gramatyką i interpunkcją. Te błędy sprawiają, że twój e-mail wygląda jak spam i zwiększa szanse na wysłanie go do kosza. Bardziej ostrożne sprawdzanie poczty e-mail może zapobiec wielu bólom głowy. Ideałem jest poproszenie kogoś o przeczytanie go i sprawdzenie tego typu błędu, jeśli odbiorca jest bardzo ważnym klientem.
Bądź uprzejmy
Prośba o spotkanie z kimś dotyczy pierwszych wrażeń. Jeśli po raz pierwszy kontaktujesz się z tą osobą, użyj najbardziej wykształconych form językowych, jakie możesz. Zachowaj nazwisko i zawsze używaj tytułów, takich jak pan lub panna. W pierwszym e-mailu nigdy nie używaj „Witaj” jako powitania; to sprawia, że wyglądasz nieprofesjonalnie. Na końcu wiadomości e-mail zawsze umieszczaj „Dziękujemy”, „Pozdrawiam” lub „Pozdrowienia”. Uprzejmości są zawsze odpowiednie w korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Omów szczegóły spotkania
E-mailem ustaw datę i godzinę spotkania tak, jakbyś robił to listownie. Wyjaśnij, kiedy będziesz gdzieś blisko odbiorcy; na przykład powiedz, w jakich datach będziesz w mieście odbiorcy. O tym, co chcesz przedyskutować, jest jasne. Na przykład powiedzenie, że chcesz rozmawiać o „sprzedaży kosiarek do trawy w drugim kwartale roku”, daje odbiorcy lepsze wyobrażenie o tym, co zostanie omówione, niż zwykłe „Sprzedaż”.