Zawartość
Microsoft Access udostępnia bazę danych Search Query Language (SQL) małym firmom. Jego elastyczność i możliwości zapewniają wystarczającą moc obliczeniową dla pracodawcy. Konfigurowanie listy płac w programie Microsoft Access jest dobrym narzędziem do śledzenia rekordów pracowników. Utworzenie kompletnego systemu płac, który oblicza wynagrodzenie brutto, potrącenia i wynagrodzenie netto, wymaga wysoce zaawansowanego programisty baz danych. Pracodawca z zaawansowanymi i zaawansowanymi umiejętnościami w programie Access może skonfigurować system rejestracji płac.
Instrukcje
-
Nazwij i utwórz nową bazę danych w poleceniu „Nowy” na karcie „Plik”. Wybierz kartę „Strona główna” i zostanie utworzona nowa tabela. Przełącz na „Tryb projektowania”.
-
Wprowadź nazwę „klucza podstawowego” w kolumnie „Nazwa pola” w wierszu 1. „Kod” jest wartością domyślną z „Automatyczną numeracją” w kolumnie „Typ danych”. Możesz zachować lub zmienić na inny unikalny identyfikator, taki jak numer pracownika lub CPF. „Typ danych” może być przechowywany jako „numeracja automatyczna” lub zmieniony na wpis ręczny, o ile właściwość „Indeksowane” jest ustawiona na „Tak (nieupoważnione kopiowanie)”.
-
Utwórz pola dla wszystkich informacji wymaganych dla nowych pracowników. Obejmuje to: 1. Imię i nazwisko, inicjały lub średnie imiona w razie potrzeby 2. Adres zamieszkania i adres pocztowy 3. Numer telefonu stacjonarnego, handlowego i komórkowego 4. Numer federalnego i stanowego podatku dochodowego pobranego u źródła 5. CPF 6. Prawo jazdy lub inna identyfikacja 7. Pole wyboru, aby sprawdzić, czy kwalifikacja do „dowodu zatrudnienia” została sprawdzona 8. Pole tekstowe do zapisania sprawdzonych dokumentów 9. Data rozpoczęcia zatrudnienia 10. Data rozwiązania (do wypełnienia, gdy pracownik opuszcza firmę) 11. Wynagrodzenie 12. Tytuł pracy i inne informacje pożądane przez pracodawcę CV można zeskanować i dołączyć do rejestru, jeśli jest to wymagane.
-
Przypisz typ danych do każdego pola i ustaw wymagane właściwości do formatowania liczb, ustaw liczbę znaków dozwolonych w polu i określ, czy dane powinny być indeksowane. Kiedy tworzysz bazę danych, dobrze jest także dodać pole opisu określające jej cel, aby stymulować pamięć później, gdy baza danych musi zostać zmodyfikowana lub poprawiona.
-
Zapisz tabelę, wpisując nazwę „Pracownicy” lub inną nazwę, która ma sens.
-
Wybierz kartę „Utwórz” i kliknij przycisk „Formularz” w grupie „Formularze”. Dodaj wszystkie lub niektóre pola do formularza i zapisz je. Sformatuj właściwości pól, aby dopasować je do właściwości tabeli. Zapisz ponownie, zanim wrócisz do „Form Mode” w przycisku „View” na karcie „Home”. Użyj formularza, aby dodać dane.
-
Wybierz kartę „Utwórz” i kliknij przycisk „Zgłoś” w grupie „Raporty”. Dodaj wszystkie lub niektóre pola i przełącz na „Widok układu”. Zmodyfikuj długość kolumn i sformatuj pola nazw. Zmodyfikuj czcionki i kolory lub wybierz wstępnie sformatowany projekt z menu „Projekt”. Zapisz raport. Szablon raportu umożliwia drukowanie raportów wynagrodzeń.
-
Szyfruj bazę danych, aby zwiększyć bezpieczeństwo. Zamknij go i otwórz ponownie w trybie wyłącznym za pomocą strzałki na przycisku „Otwórz” w oknie „Otwórz” i wybierz „Otwórz wyłączny”. Kliknij kartę „Plik”, wybierz polecenie „Informacje”, a następnie kliknij „Szyfruj hasłem” w panelu „Informacje”. Gdy pojawi się okno dialogowe „Ustaw hasło bazy danych”, ustaw hasło i wprowadź je ponownie, aby zweryfikować. Kliknij OK. Przy następnym otwarciu bazy danych wymagane jest hasło. Wpisz go w polu Hasło, wpisz ponownie w polu Weryfikuj, a następnie kliknij przycisk OK.
Jak
- Silne hasła mają co najmniej osiem znaków i zawierają liczby, wielkie i małe litery oraz specjalny znak, np. „!” lub „&”. Użyj właściwości „Etykieta”, aby podać nazwy pól we wspólnym języku. Zmiana nazwy pola „Imię” na „Imię” daje bardziej profesjonalny wygląd raportów. Istnieją programy płacowe online i detaliczne, które kontrolują obliczenia płac i czeków. Wykonanie tego w programie Access wymaga niezwykle zaawansowanego programowania i zrozumienia poza zakresem tego artykułu.
Uwaga
- Istnieje wiele zastrzeżonych rozwiązań do kontroli punktów i kart rabatowych w przystępnych cenach dla małych firm. W większości przypadków są one znacznie prostsze w obsłudze i wymagają mniej czasu na skonfigurowanie niż tworzenie własnej bazy danych na potrzeby listy płac.