Zawartość
Odbiór jest często drzwiami firmy i na pewno ten dział biura odzwierciedla kulturę organizacyjną firmy, a zatem również osobę, która zajmuje stanowisko recepcjonisty. Pierwsze wrażenia mają ogromne znaczenie w świecie korporacji, ale na tym stanowisku jest więcej rzeczy niż wywieranie dobrego wrażenia na odwiedzających. Stanowisko recepcjonistki to wielopłaszczyznowa pozycja, która, jeśli jest podzielona na zadania robocze, może łatwo wymagać kilku pracowników.
Korzyści
Recepcjonistka jest pierwszą osobą, która wita klientów i konsumentów i ogłasza ich do obsługi personelu lub sekretarza wykonawczego, za pomocą poczty e-mail lub systemu interkomowego. Często może przeszkadzać, gdy wykonawca nie chce się niepokoić. Recepcja jest w stanie poradzić sobie z obsługą administracyjną, więc nie musisz zatrudniać pracowników tymczasowych.
Funkcje
Stanowisko recepcjonisty należy do kategorii administracyjnej, a większość podlega bezpośrednio HR, koordynatorowi administracyjnemu lub kierownikowi biura. Wielozadaniowość to coś więcej niż tylko modne hasło do recepcjonistki. W spokojniejszych czasach może przejść do archiwisty lub innego pracownika administracyjnego w zintegrowany sposób, co eliminuje potrzebę dodatkowego personelu administracyjnego w biurze, w którym mogą znajdować się pliki.
Rozważania
Recepcja to branża, która wymaga poufności, a to stanowisko wymaga szkolenia, aby ją opanować. Osoba wybrana na to stanowisko ma obowiązek przestrzegania wszelkich przepisów i norm bezpieczeństwa. Podczas zatrudniania menedżerowie powinni rozważyć wymaganie sprawdzenia przeszłości.
Obowiązki
Ponieważ recepcjonista rzadko ma bezpośrednie raporty, pozycja wymaga zdolności do zarządzania czasem oraz doskonałości w stosunku do klienta. Niektóre kluczowe funkcje recepcjonistki to: odbieranie telefonów, odbieranie i pozdrawianie klientów, archiwizacja dokumentów i obsługa innych działów (np. Księgowość), zaopatrywanie, oznaczanie i odznaczanie spotkań, wizyty, sortowanie i dystrybucja poczty.
Oczekiwania
Od recepcjonisty oczekuje się, że będzie miał takie same umiejętności jak asystent administracyjny, ponieważ obowiązki są tylko nieco inne. Poziom kompetencji w Microsoft Office lub innej automatyce biurowej powinien być wyższy niż podstawowy. Gdy asystent administracyjny zwykle pełni funkcje administracyjne w biurze, recepcjonistka zawsze wyprzedza wszystkich odwiedzających. Mając to na uwadze, twoje zachowanie zawsze będzie profesjonalne. Oczekuje się również, że pozna swoje codzienne priorytety, ponieważ w każdej chwili pojawiają się rozrywki i mniej ważne zadania.