Jak zorganizować osobisty rekord pracownika

Zawartość

Instrukcje
Jak
Uwaga
Czego potrzebujesz

Niezbędne jest, aby właściciel małej firmy lub dział zasobów ludzkich dużej firmy właściwie zorganizował wszystkie pliki dotyczące pracowników. Istnieje kilka ważnych elementów, które należy przechowywać w podstawowym wykazie osobistym każdego pracownika. Na tych podstawowych kartach można rozdzielić informacje na sekcje zamiast umieszczać wszystko w losowej kolejności. Ponadto dodaj pliki według potrzeb dla każdego pracownika i przechowuj zaktualizowane pliki dla wszystkich pracowników.

Instrukcje

Dokonaj osobnych zapisów dla każdego pracownika i pliku dla formularzy I-9 i danych dotyczących płatności (Jupiterimages / Brand X Pictures / Getty Images)

Wybierz folder, w którym można zapisać wystarczającą liczbę dokumentów dla każdego tokena pracownika. Użyj drugiego folderu do dokumentacji medycznej pracownika. Wiszące foldery mogą być dla nich najlepsze. Następnie możesz osadzić w nich podfoldery i użyć zakładek między sekcjami.
Pierwszy folder każdego pracownika, podstawowy plik osobisty, powinien zawierać dane osobowe pracownika, takie jak adres i aktualny numer telefonu. Poproś pracowników o aktualizację tych informacji, jeśli to konieczne, każdego roku, być może na początku roku lub podczas rekrutacji. Należy również zachować informacje kontaktowe w nagłych wypadkach.
Jeśli podzielisz wiszące foldery na sekcje, druga sekcja może zawierać CV i aplikację do pracy, a także skierowania i umowy pracodawca-pracownik.
Umieść wszystkie dokumenty podpisane przez pracownika, gdy dołączył do firmy w trzeciej sekcji. Zwykle można tu znaleźć takie formularze, jak formularze opłat W-4, szkolenia przeciwko nadużyciom seksualnym, umowy dotyczące ukrywania się i znajomość polityki pracownika - ale nie formularz I-9.
Umieść komentarze na temat pracownika w sekcji. Wszelkie zwroty z przeglądu pracowniczego powinny zostać zachowane tutaj. Dołącz dokumentację do podwyżek wynagrodzeń lub działań dyscyplinarnych. Przechowuj kopie odpowiednich dyplomów, certyfikatów lub potwierdzeń szkoleń, które pracownik otrzymał również w tym folderze. Zachowaj sekcję dotyczącą zapisów dotyczących ubezpieczenia, zdrowia i emerytury.
Wszystkie informacje medyczne muszą być przechowywane w oddzielnym folderze. Wszelkie informacje dotyczące zdrowia pracowników powinny być przechowywane tutaj. Ma to związek z poufnością i nie może opierać promocji ani innych osobistych decyzji na historii medycznej osoby zaangażowanej, stwierdza HRdirect.
Przechowuj trzeci folder dla każdego pracownika, który został ranny w aktach. Tutaj umieścisz raporty o wypadkach, roszczenia odszkodowawcze pracownika i wszelkie inne dane medyczne.
Umieść wszystkie formularze I-9 w oddzielnych folderach lub segregatorach, stany HRdirect. Oddziel I-9 od starych pracowników do młodszych.

Jeśli płacisz w swoim biurze, przechowuj tylko folder płac.