Zawartość
Rekordy katastralne są ważnymi narzędziami administracyjnymi dla mentorów kościelnych. Informacje zawarte w tych żetonach umożliwiają im nawiązywanie niezbędnych kontaktów z członkami i oferowanie pomocy w trudnych chwilach. Pomagają także mentorom promować działania i programy kościelne oraz śledzić postęp duchowy członków ze szczegółami dotyczącymi kursów i uczestnictwa w zajęciach. Aktualizowanie kart członkowskich nie jest trudnym zadaniem, ale wymaga stałej pracy i osobistej organizacji.
Instrukcje
-
Utwórz formularz elektroniczny za pomocą wybranego narzędzia. Wpisz nazwę kościoła i słowa „profil członka” na górze, aby ułatwić identyfikację pliku. Dołącz następujące pytania i pozostaw puste, aby można było na nie odpowiedzieć: (1) Imię i nazwisko; (2) Data urodzenia; (3) Adres domowy, telefon domowy, telefon komórkowy i e-mail; (4) Stan cywilny; (5) Nazwisko małżonka; (6) Data rocznicy ślubu; (7) Nazwisko dzieci, wiek i wykształcenie; (8) Krótkie świadectwo nawrócenia; (9) Miejsce i data chrztu; (10) Zawód i miejsce zatrudnienia; (11) Pochodzenie etniczne; (12) Obszary zaangażowania ministerstwa; (13) odbyte kursy; oraz (14) Imię starego pastora i kościoła.
-
Określ, kiedy otrzymasz formularz lub zażądaj informacji. Jedną z propozycji jest dostarczenie krótkiej, prostej karty „Informacje dla odwiedzających” dla osób przybywających do kościoła po raz pierwszy. Ta karta może zażądać tylko najważniejszych informacji w danym momencie, takich jak: imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe oraz imię i wiek dzieci. Następnie dane te mogą zostać przekazane do rejestru katastralnego przez wolontariusza lub członka personelu biurowego. To sprawi, że kościół nie będzie nachalny dla ludzi, którzy przychodzą do niego po raz pierwszy. Dobrym rozwiązaniem może być zażądanie pełnych informacji lub złożenie formularza rejestracyjnego podczas uczestnictwa w kursie lub wyrażenia zainteresowania przystąpieniem do kościoła.
-
Wybierz jedną z odpowiedzialnych za utrzymanie bazy danych. To nie jest skomplikowane zadanie, ale wymaga stałej uwagi. Ludzie mogą zmieniać adresy, zmieniać e-maile, brać nowe kursy lub brać udział w nowych ministerstwach. Ktoś powinien otrzymać zadanie dodania osób, które zbliżają się i opracować sposoby, takie jak ankiety przeprowadzane co kwartał, w celu aktualizacji informacji na tokenie z pewną częstotliwością.
-
Poszukaj kanału dystrybucji, czyli pomyśl, jakiego medium użyjesz, aby udostępnić swoje rekordy. Można to zrobić na kilka sposobów wykorzystywanych pojedynczo lub w kombinacji. Możesz umieścić żetony w punkcie informacyjnym, dostarczyć je na kursy lub opublikować je praktycznie na stronie kościoła. Ważne jest, aby określić metodę ujawnienia i ogłosić tę działalność, oprócz przypomnienia o tym zborowi.
-
Określ, gdzie będą przechowywane zapisy członkowskie członków, aby chronić dane osobowe uczestników. Komórka jako plik, zablokowana, może być używana z tą funkcją. Jeśli informacje są przechowywane elektronicznie, upewnij się, że komputer jest chroniony hasłem. Niech zgromadzenie wie, że informacja będzie bezpieczna i kto będzie miał do niej dostęp.