Jak utworzyć słownik danych w programie Access

Zawartość

• Instrukcje
• Jak
• Uwaga
• Czego potrzebujesz

Słownik danych jest jak mapa nawigacyjna lub kod klucza dla wszystkich różnych typów danych, które można umieścić w dowolnej bazie danych. Zawiera dane o własnych danych. Utwórz pomocnika, który utrzymuje i aktualizuje warunki banku i spójne konwencje nazewnictwa. Pióro i papier mogą pomóc w zarysowaniu tego, co powinno być zawarte w bazie danych.

Instrukcje

Słownik danych zawiera dane o własnych danych (Otwarty obraz książki autorstwa Cosmic z Fotolia.com)

1. Otwórz „Microsoft Access”. Znajdź pasek menu u góry strony i wybierz „Plik”. Kliknij „Nowy”, a następnie „Opróżnij bazę danych”. Otworzy się nowy bank. Kliknij ponownie „Plik” i „Zapisz jako”. Wpisz nazwę swojego banku w polu „Nazwa pliku” i kliknij „Zapisz.

2. Kliknij pusty bank poniżej pierwszej kolumny oznaczonej „Dodaj nowe pole”. Wpisz „Nazwa tabeli”, „Nazwa atrybutu”, „Zawartość”, „Typ”, „Format”, „Odmiana”, „Wymagane” i „CP”, naciskając klawisz „Tab” między każdą z nich. „CP” oznacza „klucz podstawowy”. Jest to pole, które sprawia, że ​​baza danych wie, co należy wykorzystać jako punkt kontrolny podczas organizowania informacji podczas wyszukiwania użytkowników.

3. Kliknij „Plik” i „Zapisz”, aby zapisać swoją pracę. Zrób to okresowo podczas tworzenia słownika danych.

   
   

4. Umieść kursor w pierwszym polu „Nazwa tabeli” i wpisz nazwę banku. Jeśli tworzysz je, aby zapisać informacje o koncie klienta, możesz na przykład nazwać je „Kontami”. Na przykład użyj „FirstName” lub „LastName”. Umieszczone identyfikatory zostaną użyte w programie. Programy zwykle nie dopuszczają spacji między nazwami zmiennych .Nazwy uchwytów wydają się normalne dla użytkownika w dowolnym graficznym interfejsie użytkownika. Użyj strzałki w dół na klawiaturze, aby wyświetlić listę nazw atrybutów.

5. Umieść kursor w pierwszym wierszu i przejdź do sekcji „Treść”, do której będą odwoływać się informacje. Na przykład w przypadku „FirstName” może to być coś w rodzaju „Imię klienta”. Użyj strzałki w dół na klawiaturze, aby wypełnić informacje dotyczące osobliwości każdego atrybutu.

6. Umieść kursor z powrotem w pierwszym wierszu i przejdź do kolumny „Typ”. Wypełnij każdy typ dla każdej nazwy atrybutu. Niektóre przykłady to „liczba”, „data” lub „znak”. Powtórz ten proces dla każdej pozostałej kolumny. Przykładami formatów mogą być: „9999” lub „999-99-9999” lub „mm / dd / rrrr” lub „9,999,999” i „99,99”.

   
   

7. Ustaw pole „Wariacja”, które będzie opisywać dopuszczalne odmiany ilości lub dat. Nie musisz wypełniać tej kolumny dla każdej nazwy atrybutu, ponieważ nie zawsze będzie ona miała zastosowanie.

8. Wypełnij kolumnę „Wymagane”, proste pole „tak” lub „nie”. Jeśli użytkownik musi wprowadzić określone pole, wprowadź „s”; w przeciwnym razie wpisz „n”.

9. Wybierz pole, obok którego zostanie umieszczone „CP”. Umieść tylko w pobliżu pól, których baza danych używa do wyszukiwania informacji. Jeśli chcesz, aby bank był wyszukiwany na przykład pod imieniem i nazwiskiem, będą to pola, które zostaną umieszczone obok „CP”.

10. Zamknij program Microsoft Access po zakończeniu.

Jak

• Ważne jest, aby podczas wypełniania kolumny „Format” używać tylko „9” przy opisywaniu formatu liczb. W branży IT (Information Technology) wiadomo, że seria liczb „9” jest używana jako symbol zastępczy dla dowolnej liczby pasującej do tego formatu. Może być konieczne wpisanie limitu znaków obok dowolnego pola znakowego w kolumnie „Typ”. Na przykład „Imię” to „Znaki (30), co oznacza, że ​​imię osoby powinno być ograniczone do 30 liter.

Uwaga

• Nie klasyfikuj więcej niż jednego atrybutu o tej samej nazwie. Spowoduje to błędy w bazie danych i może zagrozić dokładności danych, które zostaną zapisane.

Czego potrzebujesz

• Pióro (opcjonalnie)
• Papier (opcjonalnie)
• „Microsoft Access” zainstalowany na komputerze