Zawartość
Listy do klientów są zazwyczaj zgodne z określonymi formatami i wyglądają na dobrze zaplanowane i profesjonalne. Mają uniwersalne elementy, takie jak pozdrowienia i zamknięcia. Te, które mówią o procedurach rozliczeniowych, zawierają informacje o polityce płatności firmy i opisują, w jaki sposób klienci powinni płacić swoje rachunki. Zmiany w niniejszych zasadach muszą zostać przekazane listem wysłanym pocztą do klienta, informując go na piśmie o zaistniałych zmianach.
Otwarcie
Początek listu zawiera datę jego napisania, dane kontaktowe adresata oraz pozdrowienie. Część listu z pozdrowieniem „Szanowny Kliencie” zostanie zapisana w podwójnej przestrzeni poniżej danych kontaktowych klienta. Powitanie zwraca się do klienta poprawnie, używając tytułów takich jak Pan lub Pani i nazwisko.
Cel listu
Paragraf dotyczący celu informuje klienta, że piszesz, aby poinformować go, że nastąpią zmiany w systemie rozliczeniowym. Ten ustęp powinien również zawierać gwarancje, że pismo to nie jest dowodem pobrania.
Skutki dla konsumenta
Paragraf dotyczący efektów jest szczegółowy i wymienia, w jaki sposób zmiany, które wdraża Twoja firma, wpłyną na klienta. Efekty te mogą obejmować nowy adres rozliczeniowy, na który mają być wysyłane płatności lub nowe daty rozliczeń. Zmiany te muszą być napisane pozytywnie i na korzyść klienta. Każdą zmianę należy opisać jako korzyść zarówno dla klienta, jak i dla Twojej firmy.
Zamknięcie
W części końcowej należy zamieścić oświadczenie końcowe skierowane do klienta, takie jak „Dziękuję za patronat”, „Z poważaniem” lub zwykłe „Dziękuję”. Będzie zawierać wpisane imię i nazwisko, podpis i dane kontaktowe. Należy również podać adres e-mail, aby klienci mogli się z Tobą skontaktować w przypadku jakichkolwiek pytań.