Zawartość
Często w świecie biznesu musimy dołączyć list motywacyjny do większego raportu, który można wysłać pocztą, przesyłką specjalną lub nawet e-mailem. Formalny list motywacyjny ma bardzo konkretny cel i powinien być napisany w taki sposób, aby przedstawiał i opisywał jego treść, powtarzał istotny temat raportu, a także wskazywał kolejne kroki lub działania, które należy podjąć.
Napisz list motywacyjny raportu
Krok 1
Użyj firmowego papieru firmowego, aby skomponować list przedstawiający raport z poszanowaniem wagi towarzyszącego dokumentu. Nawet jeśli używasz wiadomości e-mail z nagłówkiem, traktuj ją jak list papierowy, w tym obraz logo firmy na stronie wiadomości e-mail.
Krok 2
Uwzględnij datę dnia, a także informacje adresowe, w tym imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, ulicę i miasto oraz kod pocztowy. Użyj powitania „Caro”, po którym następuje formalne powitanie, takie jak skrót Pan lub Pani, jeśli dana osoba jest nieznajoma, lub „Caro” z imieniem lub nazwiskiem odbiorcy, jeśli osoba jest znajomym.
Krok 3
Podaj cel listu w akapicie głównym, używając słów takich jak „Ten list zawiera (nazwę raportu) dla Twojej recenzji lub komentarza (lub innego pożądanego działania). Skorzystaj z okazji, aby podsumować temat raportu. Spróbuj podsumować cel raportu tak zwięźle, jak to tylko możliwe - w jednym lub maksymalnie dwóch zdaniach.
Krok 4
Zwróć uwagę na konkluzję raportu, ale nie przechodź do sedna wniosków z raportu. Chcesz, aby czytelnik przeczytał aktualny raport, a nie tylko list motywacyjny. List powinien zaostrzyć apetyt czytelnika na to, co znajdzie się w raporcie końcowym.
Krok 5
Zrób formalną sekcję uzupełniającą lub kolejne kroki, w której wskaż, jakie są pożądane działania odbiorcy. Czy chcesz, aby przesłali dokument lub podpisali dokument, czy też skoordynują większe spotkanie w celu przedstawienia wyników? Podaj bardzo szczegółowe informacje na temat kolejnych kroków, a także dnia i daty, jeśli konieczne jest pilne działanie.
Zakończ list motywacyjny formalnym pozdrowieniem, serdecznie, szczerze lub z namysłem. Dołącz imię i nazwisko oraz tytuł autora listu. Wypisz nazwiska innych osób, które otrzymają raport i list motywacyjny, w polu „DW” (wraz z kopią) w wiadomości e-mail.