Zawartość
Pisząc e-mail profesjonalnie, większość czasu można poświęcić na upewnienie się, że każda informacja została dołączona, że jest poprawnie sformatowana i że sprawdzanie pisowni zostało wykonane. Nie zapomnij jednak zamknąć wiadomości e-mail. Stworzenie profesjonalnego zakończenia do wiadomości e-mail może mieć ogromny wpływ na sposób, w jaki dana osoba je otrzymuje. Pozostaw odbiorcę z dobrym wrażeniem o sobie.
Informacje kontaktowe
Jeśli wysyłasz profesjonalną wiadomość e-mail po raz pierwszy, warto zakończyć ją danymi kontaktowymi, a nie tylko nazwiskiem. Chociaż odbiorca automatycznie otrzyma Twój adres po otrzymaniu e-maila, pamiętaj, aby zaoferować inne formy kontaktu. Jeśli pracujesz dla określonej firmy, podaj te informacje kontaktowe, w tym adres. Podaj swój bezpośredni numer telefonu i wskaż, czy jest to telefon komórkowy czy stacjonarny. Jeśli Twoja firma ma centralę, pamiętaj o dołączeniu rozszerzenia. Im więcej kontaktów zostawisz, tym większe szanse danej osoby na skontaktowanie się z Tobą.
Przewidywanie zamknięcia
Pisząc sprawy Leslie O’Flahavan uwielbia kończyć profesjonalnego e-maila zwrotem „Nie mogę się doczekać ...”. Mówi, że to powtórzy cel e-maila. Ponadto umieszcza również osobę, która wysłała Ci wiadomość e-mail, w pozycji odpowiedzi. Na przykład, jeśli wysłałeś wiadomość e-mail na temat oferty pracy, powinna kończyć się słowami „Czekam na Twoją decyzję w sprawie mojej aplikacji”. Odbiorca wie teraz z całą pewnością, jaki jest cel Twojej wiadomości e-mail.
Problemy i obawy
Zamykając profesjonalną wiadomość e-mail, pamiętaj o zaproszeniu do odpowiedzi, na przykład „Daj mi znać, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące ...”, ponieważ da to odbiorcy zielone światło do udzielenia odpowiedzi bez odczuwania jakby Cię to niepokoiło lub że Twój e-mail miał być ostatnim słowem. To również zapewnia płynność rozmowy. Wysyłając wiadomość e-mail, upewnij się, że wszyscy zaangażowani znajdują się na tej samej stronie i że wszystkie pytania i wątpliwości zostały rozwiązane.
Rozważania
Koniec profesjonalnej wiadomości e-mail może mieć osobisty charakter, w zależności od relacji z odbiorcą. Z biegiem czasu kontakt zawodowy może stać się przyjacielem, pozwalając zakończyć wiadomość e-mail wewnętrznym żartem lub nawet niezależną historią. Jednak nie rób tego, dopóki nie zostanie utworzona przyjaźń. Kończenie wiadomości e-mail słowami „Z poważaniem” to dobry kompromis. To pokazuje, że nie jesteś tylko relacją biznesową, ale osobą troskliwą. Nie bój się okazywać odrobiny uprzejmości na końcu e-maila, zwłaszcza jeśli jest on profesjonalny.