Zawartość
Raporty w stylu notatek są odpowiednie dla krótkich dokumentów (mniej niż dziesięć stron), które będą dystrybuowane w organizacji. Na przykład raporty sprzedaży i dokumenty analizy projektu są kandydatami do formatu notatek. Nie wymagają całego przepychu i wprowadzenia, których wymagają raporty formalne. Dotyczy to głównie raportów dystrybuowanych co tydzień, co miesiąc lub co cztery miesiące. Mimo to powinieneś zachować taką samą ostrożność, jak przy korespondencji firmowej podczas planowania, pisania i wypełniania raportu w stylu notatek.
Instrukcje
Używaj raportów w stylu notatek do rutynowych wiadomości (obraz notatki Angie Lingnau z Fotolia.com)-
Śledź tematy, których dotyczy raport. Weź punkt widzenia czytelników i upewnij się, że zawiera wszystkie potrzebne informacje.
-
Wyszukaj swój raport. Zbierz wszystkie istotne informacje potrzebne do objęcia tematów w kroku 1.
-
Utwórz wsparcie wizualne, aby zilustrować zebrane dane. Nadaj każdemu obrazowi odpowiedni tytuł i podpis.
-
Sprawdź swoje wyszukiwanie i zdecyduj, które tytuły chcesz użyć do podzielenia i przedstawienia raportu. Jego format i zawartość określą tytuły sekcji. Na przykład sensowne jest, aby raport sprzedaży zawierał sekcję dla każdego regionu sprzedaży lub linii produktów.
Zaplanuj raport
-
Napisz treść raportu, pamiętając o czytelniku. W razie potrzeby wstaw obsługę wizualną.
-
Napisz podsumowanie administracyjne, które daje czytelnikom krótki przegląd ważnych punktów raportu.
-
Utwórz indeks zawierający szczegółowe informacje o tym, gdzie zaczynają się poszczególne sekcje.
-
Utwórz tabelę z ilustracjami, która pozwoli czytelnikom dowiedzieć się, gdzie można znaleźć każdy wykres, rysunek lub tabelę.
-
Napisz notatkę transmisji. Jeśli Twoja firma korzysta z drukowanych notatek lub szablonu, użyj ich. W przeciwnym razie użyj prostego formatu. Pamiętaj, aby dołączyć nagłówki i pola „od”, „do”, „data” i daty.
Napisz raport
-
Złóż kompletny raport, umieszczając utworzone części w następującej kolejności: notatka transmisyjna, spis treści, lista ilustracji, podsumowanie administracyjne, treść raportu.
-
Poproś znajomego lub kolegę, aby przejrzał raport.
-
Dokonaj niezbędnych poprawek.
Wypełnij raport
Jak
- Jeśli raport trafia do wielu odbiorców, możesz utworzyć listę dystrybucyjną, zamiast umieszczać wszystkie nazwy w notatce transmisji. Wymień nazwy alfabetycznie lub umieść nazwiska najważniejszych osób na górze listy. Utwórz notatkę emisyjną, jakby była okładką CV. Napisz tak, jakbyś dostarczał raport osobiście czytelnikowi. Popularne tytuły raportów obejmują: wprowadzenie, analizę problemu, cele, zalecenia, trendy, harmonogram i kamienie milowe projektu, alternatywne metody i koszty.