Jak napisać podręcznik zasad i procedur

Wideo: 19 powodów, dla których powinieneś wprowadzić procedury w swojej firmie

Zawartość

Instrukcje
Jak
Uwaga
Czego potrzebujesz

Pisanie instrukcji dotyczących zasad i procedur może wydawać się zniechęcającym zadaniem, które może być prawdą, chyba że wcześniej pomyślisz o pewnych zmiennych. Tworzenie dobrego planowania ułatwi tworzenie podręcznika zasad i procedur dla dostawców, pracowników i menedżerów. Spójny system dokumentacji, który ułatwia również sporządzanie umów zgodnych z określonymi standardami, takimi jak ISO9000.

Instrukcje

Tworzenie instrukcji dotyczących zasad i procedur może być trudne, jeśli nie planujesz prawidłowo (przewóz ręczny z gazetą w magazynie obraz firmy terex z Fotolia.com)

Określ zakres swojego projektu, zapoznając się z zasadami innych firm. Upewnij się, że część zasad lub procedur jest już udokumentowana w innym miejscu i określ, czy procedura będzie specyficzna dla firmy, regionu, oddziału, grupy funkcjonalnej lub zadania. Pomoże to zdefiniować początkowe i końcowe parametry zakresu.
Wybierz format dokumentów. Konsoliduj je, sprawdzając najważniejsze dokumenty dotyczące polityki. Polityki wydają się być szersze, podczas gdy szczegóły zadań procedur wydają się być bardziej szczegółowe.

W dużych firmach powszechne jest posiadanie czterech lub więcej poziomów dokumentacji z globalnymi procedurami, które obejmują wszystko, takie jak etyka, prezenty, informacje o właścicielu, protokoły e-mail i procedury podziału, które dotyczą przepisów dotyczących środowiska, rządu i pracowników.

Procedury związane z grupami funkcyjnymi lub zadaniami mogą być modyfikowane zgodnie z lokalnymi operacjami, ale nadal muszą spełniać wymagania najwyższych poziomów dokumentów. Na przykład możesz mieć trzy różne centra napraw, które działają niezależnie, ale musisz postępować w ten sam sposób, wydając zamówienia do centrum dystrybucji. Globalne zasady będą ogólne, ale konkretne szczegóły dotyczące procesów związanych z tym, jak każde centrum wydaje wnioski (kto, kiedy, co i dlaczego) może się nieznacznie różnić. Procedury obejmują zwykle stanowiska i obowiązki.
Zdefiniuj i profiluj wszystko, co zostanie zawarte w podręczniku zasad. Rozpocznij od kroków związanych z głównymi procedurami, takimi jak projektowanie klienta, odbiór zamówień, produkcja, kontrola, dostawa i odbiór produktu.

Polityki są sztywnymi protokołami, które informują o oczekiwanych decyzjach i obowiązkach pracowników w określonych sytuacjach. Zwykle są one związane z przepisami i zgodnością z przepisami.

Procedury to kroki, które podkreślają logiczną sekwencję zdarzeń, w tym narzędzia, komunikację, przebieg procesu i niezbędne umiejętności.

Użyj profilu jako punktu wyjścia dla indeksu.
Zdecyduj, gdzie będą przechowywane informacje i opracowana kontrola wersji. Opracowanie procesu kontroli recenzji od samego początku jest ważne, więc zaczynając pisać i edytować, będziesz mógł śledzić zmiany.

Proces kontroli przeglądu musi również mieć poziom autorytetu i kontroli, aby każdy zaangażowany w proces wiedział, jak wprowadzać zmiany i wdrażać je.

Nigdy nie pozwól, aby wiele wersji tego samego dokumentu było edytowanych w tym samym czasie, ponieważ może to spowodować przyszłe problemy. Użyj metody pierwsze weszło, pierwsze wyszło i, jeśli to konieczne, zmodyfikuj ponownie, aby śledzić zmiany.
Utwórz szablony procedur, zasad i schematów blokowych, aby osoby piszące dokumentację nie musiały martwić się o formaty.

Umieść sekcje w tych szablonach, aby autorzy określili inne dokumenty, narzędzia i łącza potrzebne do uporządkowania materiałów. Określ formaty i upewnij się, że niektóre sekcje, takie jak słowniczek terminów, powinny stanowić część głównej sekcji lub dokumentu w celach informacyjnych. Nadanie pisarzom jak najlepszych wskazówek dotyczących wymagań zmniejszy potrzebę nowej pracy później.
Przypisz redaktorów i ekspertów merytorycznych do opracowania treści każdej sekcji. Daj im przykład, aby przyjrzeć się żądanemu szablonowi i wyróżnić inne reguły, takie jak pisanie akronimów w całości, jak uogólnione lub szczegółowe powinny być w opisie kroków w procedurach.

Jeśli w ramach procedur zostaną podjęte decyzje, należy podkreślić dodatkowe referencje i dać pracownikom wystarczające informacje ze wszystkimi możliwymi sposobami, aby pomóc im w podejmowaniu świadomych decyzji. Punkty, które wymagają podejmowania decyzji, zwykle występują tam, gdzie procedury się nie udają, więc staraj się być w tych obszarach jak najbardziej zrozumiały. Przed opublikowaniem sprawdź poprawność procedury u kogoś obok siebie, aby śledzić każdy opisany krok i spróbować zidentyfikować możliwe problemy.
Przydziel zespół ds. Przeglądu, który poprowadzi i zredaguje ostateczne publikacje, aby język dokumentacji i poziom szczegółowości były spójne na różnych etapach procesu.

Rozwiązuje niespójności, poprawiając metody szkolenia i szkolenia. Przypisz rozsądny cykl przeglądu (np. 48 godzin), aby wszyscy mieli takie same oczekiwania co do priorytetów.
Wyznacz odpowiedzialność za każdą procedurę i określ poziomy uprawnień. Proces należy budować na podstawie okresowych przeglądów. Kiedy ludzie opuszczają swoje stanowiska, nowi menedżerowie powinni zostać przypisani do odpowiednich procedur. W przypadku aktualizacji i zmian pracownicy powinni skonsultować się z decydentem, aby wspólnie zmienić politykę i procedury w miarę poprawy lub zmiany sytuacji.

Jak

Jeśli zadanie lub procedura jest wykonywana przez więcej niż jedną osobę lub grupę, należy ją najpierw znormalizować, a następnie udokumentować.
Niektórzy klienci nie będą zawierać umów z firmami lub firmami, które nie mają norm ISO, lub podobnych przepisów dotyczących dokumentacji procesu, takich jak obsługa klienta, umowy, finanse, zapasy, komunikacja, jakość i dokumenty prawne. ISO zapewnia ogólne i specyficzne dla branży szablony i szkolenia w celu szybkiego i łatwego tworzenia zasad i procedur oraz jest uznawanym na całym świecie standardem.
Twórz procesy edukacji, szkolenia i wdrażania zmienionych procedur, tak jak ich potrzebujesz. Zmiana standardu, którego nikt nie konsultuje, nie będzie pomocna dla pracowników.

Uwaga

Niektóre administracje wolą dostarczać niejasne informacje na temat procedur, aby umożliwić interpretację i zminimalizować audyty. Inni wolą korzystać ze szczegółowych informacji, aby pracownicy działali lepiej.
Używaj szczegółów w umiarkowany sposób, gdy istnieją dyskusje lub możliwość różnych interpretacji języka lub treści lub problemów z procesem z powodu niejasnych instrukcji, przejrzyj konkretną sekcję, aby to wyjaśnić.
Bardzo często zasady i procedury wymykają się spod kontroli, są powielane lub zbędne lub stają się zbyt szczegółowe, aby sobie z nimi poradzić.
Używaj indeksów i staraj się minimalizować powielanie, przypisując ludzi do innych sekcji w innych obszarach, w zależności od potrzeb.
Prawo ochrony środowiska jest bardzo ważne. Stwórz proces prowadzący do nowych procedur, które umożliwią im pracę nad wstępnym stanem przed opublikowaniem. Upewnij się, że trening uderzy po uruchomieniu nowych procedur, w przeciwnym razie pojawią się kontrowersje i frustracja. Poproś o pomoc ekspertów; Pozwoli to uniknąć wielu „palców” w przyszłości.