Zawartość
- Zarządzaj zobowiązaniami CEO
- Organizuj wycieczki
- Połącz się z członkami zarządu
- Ogólne zadania administracyjno-biurowe
- Kwalifikacje i umiejętności
- Środowisko pracy i wynagrodzenie
Asystent wykonawczy dyrektora generalnego (CEO) zapewnia poufne i wysokiego poziomu wsparcie administracyjne prezesowi. Funkcje mogą być administracyjne i projektowe i obejmować planowanie podróży, organizację spotkań, obsługę wniosków o informacje, raportowanie i korespondencję oraz kontaktowanie się z członkami zarządu. Na tym stanowisku profesjonalista często ma do czynienia z poufnymi informacjami, więc praca ta wymaga dyplomacji i dyskrecji.
Zarządzaj zobowiązaniami CEO
Prezesi mają bardzo napięte harmonogramy i dużo pracy. W związku z tym do obowiązków asystenta wykonawczego należy zarządzanie tymi sprawami i zapewnienie, że jest on odpowiednio przygotowany do spotkań. Przed nimi asystent wykonawczy może przygotować program spotkania i przekazać niezbędne informacje ogólne dyrektorowi generalnemu. Twoim obowiązkiem jest również informowanie CEO na bieżąco o codziennym harmonogramie, tak aby dotarł na miejsce na czas i wiedział, gdzie powinien być.
Organizuj wycieczki
Dyrektorzy generalni mają tendencję do częstych podróży i często obowiązkiem asystenta wykonawczego jest organizowanie tych podróży i logistyki, które mogą obejmować rezerwację lotów, wynajem samochodów i zakwaterowanie w hotelu. Odpowiada również za organizację spotkań, udzielanie podstawowych informacji oraz sporządzanie zestawień wydatków do zwrotu po podróży.
Połącz się z członkami zarządu
Asystenci wykonawczy mogą również wchodzić w interakcje z radą dyrektorów. Obowiązki mogą obejmować planowanie posiedzeń zarządu, obsługę logistyki posiedzeń zarządu, wysyłanie materiałów do przeglądu przed spotkaniami, sporządzanie i dystrybucję notatek oraz wyjaśnianie ogólnych pytań członkom zarządu.
Ogólne zadania administracyjno-biurowe
Asystent wykonawczy wykonuje również ogólne czynności administracyjne i biurowe, takie jak odbieranie telefonów, wysyłanie faksów i korespondencji, archiwizowanie i wykonywanie kserokopii. Konieczne może być także zorganizowanie logistyki dla gości, koordynacja konferencji telefonicznych, przepisywanie notatek i pisanie korespondencji.
Kwalifikacje i umiejętności
Często preferowany jest tytuł licencjata, ale stopień naukowy współpracownika może być akceptowalny przy wystarczającym wcześniejszym doświadczeniu zawodowym. Pracodawcy poszukują zazwyczaj od trzech do pięciu lat doświadczenia we wspieraniu starszych menedżerów, zaawansowanych umiejętności obsługi komputera i umiejętności pisania 60 słów na minutę, pojęć zarządzania i obchodzenia się z poufnymi informacjami oraz wielozadaniowości. Poszukiwane są również cechy osobiste, takie jak dyskrecja, wysoki poziom profesjonalizmu, dbałość o szczegóły, organizacja oraz umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
Środowisko pracy i wynagrodzenie
Asystenci wykonawczy często pracują w szybko zmieniającym się środowisku biurowym i mogą potrzebować pracy w nadgodzinach i w weekendy, gdy jest to konieczne, oprócz towarzyszenia dyrektorowi generalnemu w podróży. Wynagrodzenie różni się znacznie w zależności od firmy, ale obserwowana średnia wynosi około 6000 R $.