Zawartość
Nie ma znaczenia, czy pracujesz w środowisku korporacyjnym czy detalicznym, jeśli istnieją obawy dotyczące Twojej pracy, musisz zwrócić na nie uwagę swojego szefa. Przedstawienie swoich obaw za pośrednictwem listu pozwala szefowi dokładnie zrozumieć, co się dzieje, bez pozostawiania miejsca na błędną interpretację, ponieważ wszystkie Twoje myśli i pomysły zostaną jasno wyrażone. Aby to zrobić, postępuj zgodnie z pewnymi wskazówkami, aby upewnić się, że Twoje obawy zostaną uwzględnione w profesjonalny sposób.
Podkreśl kluczowe obawy
W pierwszym akapicie listu wyjaśnij dokładnie, dlaczego kontaktujesz się z szefem. Użyj pierwszych dwóch zdań, aby poinformować Cię o problemach związanych z pracą, a następnie bezpośrednio wyjaśnij, co Cię niepokoi. Na początku ważne jest, aby podkreślić główne powody do niepokoju. Na przykład:
„Witam, panie Smith. Piszę, ponieważ mam szereg zniechęcających obaw związanych z pracami związanymi z kształtowaniem krajobrazu przypisanymi do mojego oddziału. We wszystkich moich obserwacjach zauważyłem bardzo zmęczonych pracowników przyjeżdżających po godzinach i obsługujących maszyny nieprofesjonalnie”.
Podaj konkretne przykłady
Po wyjaśnieniu celu listu przeanalizuj sytuację, podając konkretne przykłady. Pozwoli ci to dobrze zrozumieć sytuację i zmniejszy prawdopodobieństwo, że Twój list pozostanie niezauważony. Na przykład:
„1 marca 2011 r. Jason S. Masters przybył do miejsca pracy o godz. 10:45, półtorej godziny po przybyciu. Po przyjeździe wydawał się być nadmiernie zmęczony i zaczął obsługiwać maszyny bez wykonywania skanowania. W godzinach popołudniowych zauważyłem, że kilku pracowników pracuje z ciężkim sprzętem bez kasków i zachowując środki ostrożności ”.
Unikaj wyrażeń emocjonalnych
Podczas tworzenia listu nie należy nadmiernie emocjonować się, ponieważ prowadzi to do obniżenia profesjonalizmu i zasadności listu. Upewnij się, że wszystkie instrukcje są oparte na faktach i wolne od podtekstów emocjonalnych. Celem listu jest dostarczenie szefowi niezbędnych informacji, aby nakreślić dokładne przyczyny problemu, tak aby mógł on podjąć działania, jeśli uzna to za konieczne.
Zaproponuj ulepszenia
Na końcu listu przedstaw sugestie dotyczące swoich obaw. Upewnij się, że są to naprawdę sugestie, a nie wymagania. Przed sugestią użyj wyrażeń typu „Czy uważasz, że byłoby lepiej ...” lub „Może się przyda ...”. Skorzystaj z tej części listu, aby przedstawić swoje pomysły i zakończyć je zaproszeniem na spotkanie, aby można było omówić swoje obawy i wymienić pomysły w celu rozwiązania innych problemów.