Jak profesjonalnie odebrać telefon

Zawartość

• Instrukcje

Dla firm niezbędne jest odbieranie telefonu w profesjonalny i uprzejmy sposób. Telefon pozostaje podstawowym środkiem komunikacji między większością firm a ich klientami. Jeśli przeczytasz niektóre opinie klientów firmom, zauważysz, że mają one tendencję do generowania ogólnej opinii o firmie w zależności od tego, jak są traktowani przez telefon. Klienci dokonują oceny na podstawie liczby dzwonków przed odebraniem połączenia, sposobu ich powitania, czasu oczekiwania i tego, czy są zadowoleni po zakończeniu połączenia.

Instrukcje

Zawsze należy uśmiechać się, odbierając telefon. (Jupiterimages / Pixland / Getty Images)

1. Odbierz telefon przed trzecim dzwonkiem. Ponieważ może to nie być możliwe za każdym razem, powinien to być ogólny cel. Klienci nie uważają tego za coś profesjonalnego, gdy ich połączenia nie są szybko odbierane. Nawet jeśli nie możesz natychmiast odebrać połączenia, przynajmniej pozdrów klienta i poproś go, aby poczekał chwilę.

2. Odbierz telefon profesjonalnie. W większości firm standardowe powitanie działa dobrze i można wprowadzić zasady całej firmy, aby wszystkie połączenia były odbierane w ten sam sposób. Użyj prostego powitania z nazwą firmy i zapytaj, jak możesz pomóc. Na przykład możesz powiedzieć coś w rodzaju: „Dzień dobry i dziękuję za telefon XXX. Jak mogę ci pomóc?”

3. Słuchaj uważnie podczas rozmowy z klientem. Klienci denerwują się, gdy myślą, że osoba nie zwraca uwagi na to, co mówią lub musi powtarzać wielokrotnie to, co właśnie powiedzieli. Unikaj wykonywania innych czynności podczas rozmowy telefonicznej i poświęć całą uwagę klientowi.

   
   

4. Uśmiechaj się podczas rozmowy. Kiedy się uśmiechasz, wydaje się to bardziej przyjemne dla telefonu, a klienci reagują na niego pozytywnie. Zawsze też bądź miły i uprzejmy, nawet gdy klient jest zdenerwowany i nie jest miły.

5. Mów powoli i wyraźnie, wyjaśniając coś klientowi. Klienci nie chcą się spieszyć, tak jakby od razu próbowali zamknąć połączenie. Szczególnie ważne jest, aby mówić powoli i jasno, wyjaśniając długotrwałe procesy lub wyjaśniając politykę firmy. Musisz wszystko szczegółowo wyjaśnić, aby klient doskonale zrozumiał i nie ma wątpliwości.