Zawartość
Podczas pisania e-maila profesjonalnie można spędzić większość czasu upewniając się, że każda informacja została dołączona, że jest poprawnie sformatowana i że sprawdzanie pisowni zostało wykonane. Nie zapomnij jednak o zamknięciu wiadomości e-mail. Stworzenie profesjonalnego końca wiadomości e-mail może mieć ogromny wpływ na to, jak osoba je otrzyma. Zostaw odbiorcy dobre wrażenie o tobie.
Informacje kontaktowe
Jeśli wysyłasz profesjonalną wiadomość e-mail po raz pierwszy, dobrym pomysłem jest zakończenie jej danymi kontaktowymi, a nie tylko imieniem i nazwiskiem. Chociaż odbiorca automatycznie otrzymuje Twój adres po otrzymaniu wiadomości e-mail, pamiętaj, aby zaoferować inne formy kontaktu. Jeśli pracujesz dla określonej firmy, podaj te informacje kontaktowe, w tym adres. Podaj swój numer telefonu bezpośrednio i wskaż, czy jest to telefon komórkowy, czy stacjonarny. Jeśli Twoja firma ma zakład, pamiętaj, aby uwzględnić oddział. Im więcej kontaktów opuścisz, tym większa szansa na kontakt osoby.
Przewidywanie wykluczenia
Leslie O'Flahavan, of Writing Matters, uwielbia kończyć profesjonalny e-mail frazą „Nie mogę się doczekać ...”. Stwierdza, że powtórzy to cel wiadomości e-mail. Ponadto umieszcza on również każdego, kto wysłał Ci wiadomość e-mail w odpowiedzi. Na przykład, jeśli wysłałeś wiadomość e-mail o pracy, powinieneś zakończyć się słowami „Czekam na Twoją decyzję dotyczącą mojej aplikacji”. Odbiornik wie teraz na pewno, jaki jest cel twojego e-maila.
Pytania i obawy
Zamykając profesjonalną wiadomość e-mail, upewnij się, że otrzymałeś zaproszenie do odpowiedzi, np. „Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości ...”, ponieważ to da odbiorcy zielone światło, aby odpowiedzieć bez uczucia jak gdyby ci przeszkadzało, lub że twój e-mail miał być ostatnim słowem. Pozwala to również utrzymać płynność rozmowy. Wysyłając e-mail, upewnij się, że wszyscy zaangażowani są na tej samej stronie i że wszystkie problemy i obawy zostały rozwiązane.
Rozważania
Koniec profesjonalnego e-maila może mieć charakter osobisty, w zależności od relacji z odbiorcą. Z biegiem czasu profesjonalny kontakt może stać się przyjacielem, umożliwiając zakończenie e-maila z wewnętrznym dowcipem lub nawet niezależną historią. Nie rób tego jednak, dopóki nie zostanie utworzona relacja przyjaźni. Zakończenie wiadomości e-mail za pomocą „Best regards” to dobry kompromis. To pokazuje, że nie jesteś tylko relacją biznesową, ale troskliwą osobą. Nie bój się pokazać trochę uprzejmości na końcu wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli jest profesjonalna.