Zawartość
E-mail jest nadal postrzegany jako forma nieformalnej komunikacji. Nawet w pracy ludzie często pomijają pozdrowienia, zamknięcia i pisownię. Ponieważ jednak e-mail najczęściej zastępuje notatki i staje się podstawową formą komunikacji biznesowej, przestrzeganie odpowiedniej etykiety i formatu jest ważne zarówno dla jasności, jak i szacunku dla innych pracowników.
Pozdrowienia i zamknięcia
Pozdrowienia i zamknięcia zależą od rodzaju relacji z odbiorcą wiadomości e-mail.
W swoim pierwszym e-mailu z jedną osobą zacznij od „Drogi”, po którym następuje jego imię. Zwykle naturalne jest używanie imienia, chyba że firma jest bardzo formalna. Po nawiązaniu relacji możesz po prostu użyć nazwiska osoby lub bardziej nieformalnych powitań, takich jak „Cześć” lub „Cześć”, a następnie imię i nazwisko odbiorcy.
Wysyłając wiadomości do grupy, zawsze używaj „Drogi”, ponieważ e-maile wysyłane do wielu odbiorców są zazwyczaj bardziej formalne. Nie używaj komplementów, takich jak „Dzień dobry” lub „Dzień dobry”. Gdy odbiorca odczytuje wiadomość e-mail, może to być inna pora dnia.
Zamknięcia spełniają te same zasady, co pozdrowienia. W pierwszym e-mailu użyj bardziej formalnego zamknięcia, takiego jak „Pozdrawiam” lub „Pozdrawiam”. Po wymianie wiadomości e-mail zamknięcie nie jest konieczne, ale zawsze należy podać swoje imię i nazwisko jako podpis.
Inne kolekcje
Przed zgodnością temat jest pierwszą informacją, którą odbiorca przeczyta. Upewnij się, że jest to zrozumiałe, jasne i zwięzłe, aby osoba zrozumiała treść wiadomości i nadała właściwy priorytet.
Wraz z pojawieniem się przenośnych urządzeń elektronicznych wielu pracowników wpadło w zwyczaj umieszczania treści wiadomości e-mail w temacie, myśląc, że byłoby to wygodniejsze dla odbiorcy. Jednak ten typ formatowania wydaje się nagły i niegrzeczny.
Formatowanie
Używaj poprawnej pisowni, interpunkcji i wielkich liter. Dbanie o sprawdzenie pisowni i poprawianie literówek pokazuje szacunek dla kolegów. Źle umieszczony przecinek może zmienić znaczenie zdania. Pamiętaj, że Twoi koledzy nie potrafią czytać w twoim umyśle, więc wyjaśnij je („Pracuj z nim nad tym projektem” - kim jest „on” i „jaki projekt”?).
Nigdy nie pisz dużymi literami. PISANIE W KAPITALE POZOSTAJE, ŻE JESTEŚ WYGRYWAJĄCY WSPÓŁPRACĘ.
Napisz krótkie i obiektywne akapity. Bądź przyjazny, ale jeśli nie masz bliskiego związku, unikaj żartów i sarkazmu, które często są źle rozumiane przez e-mail. Na koniec pozbądź się emotikonów.
Edukacja
Niedawne badanie w „Journal of Computer-Mediated Communication” wykazało, że ci, którzy wysyłają wykształcone e-maile, są postrzegani jako bardziej przyjazni dla użytkownika i łatwiejsi w obsłudze niż nadawca niegrzecznych e-maili. Co więcej, odbiorcy wykształconych e-maili byli bardziej skłonni do współpracy ze swoimi nadawcami.
Możesz pokazać dobre wykształcenie pocztą elektroniczną w taki sam sposób, jak w prawdziwym życiu. Użyj „proszę” i „dziękuję” przy składaniu zamówienia.
Ponownie, wykorzystując swój czas, aby upewnić się, że e-mail jest poprawny gramatycznie, widać szacunek dla kolegów. Zaniedbanie tej części oznacza, że twój własny czas jest ważniejszy niż ich czas.