Zawartość
Firmy są coraz bardziej zintegrowane z Internetem, więc znacznie częściej zdarza się otrzymywać listy pocztą elektroniczną niż przestarzałą pocztą tradycyjną. Profesjonalnie przeprowadzaj swoją działalność przy użyciu odpowiednich technik e-mail.
Instrukcje
-
Wyszczególnij wiersz tematu. Kierownictwo często narzeka na e-maile z nieokreślonymi lub pustymi tematami, a te zazwyczaj trafiają do niechcianej poczty. Unikaj ignorowania, stawiaj prosty i dokładny temat.
-
Pozdrów. Firmowe wiadomości e-mail stały się tak nieformalne, że niektórzy nawet nie zaczynają tekstu od powitania. Unikaj tego nawyku. Traktuj odpowiednio osobę, którą piszesz, preferując dwukropek z przecinkiem. Na przykład „Drogi panie Smith:” to właściwy sposób na rozpoczęcie tego typu wiadomości e-mail. Możesz zmienić przecinek po ustanowieniu okna dialogowego.
-
Podsumuj. Pomiń część historii życia i przejdź do sedna. E-maile robocze powinny być małe i zwięzłe. Możesz porozmawiać ze swoim współpracownikiem o przyjęciu urodzinowym Twojego dziecka w kawiarni, nigdy w raporcie, który zostanie do niej wysłany.
-
Wybierz linię zamykającą i pozostań przy niej. Jeśli wolisz zakończyć swój e-mail za pomocą „Dziękuję”, zawsze rób to w ten sposób. Niektórzy wolą „Z poważaniem” lub „Uroczyście”. Jeśli masz stałe wykluczenie, ludzie będą Cię kojarzyć z Twoimi e-mailami i będą wiedzieć, że jesteś partnerem biznesowym.
-
Stwórz pouczający, ale zawarty podpis. Firmowe podpisy e-mailowe powinny zawierać pełne imię i nazwisko (nie tylko inicjały), pozycję, nazwę firmy i wszelkie istotne informacje, które odbiorca musi utrzymywać. Oprzyj się chęci podpisania dziesięciu linii, ponieważ nie są one dobrze widoczne w świecie biznesu.
Jak
- Zawsze sprawdzaj pisanie i popraw swój e-mail służbowy. To nie dlatego, że komunikujesz się przez Internet, że rezygnujesz z formalności. Unikaj używania wykrzykników, intonacja jest trudna do zinterpretowania w wiadomości e-mail. Utrzymuj neutralne powietrze za pomocą punktów zamiast okrzyków. Większość ludzi woli, aby dokumenty były wysyłane jako załącznik, a nie w treści wiadomości e-mail.
Uwaga
- Pamiętaj o mocy „CC” i „CCO”, gdy odpowiada pracy. Twój e-mail może zostać odczytany w dowolnym momencie przez osobę, która otrzymała kopię, dlatego ważne jest, aby pozostać profesjonalistą.