Zawartość
Recepcjonistki są ważnymi członkami każdego zespołu. Dają klientom pierwszy obraz firmy, zarówno przez telefon, internet, jak i osobiście. Aby pokazać swoje mocne strony w programie nauczania, osoby zainteresowane rolą powinny zwracać szczególną uwagę na wymagania obszaru roboczego. Program nauczania powinien odzwierciedlać umiejętności na wszystkich wymienionych poziomach.
Obsługa klienta
Recepcjonistki spędzają większość czasu na odpowiadaniu na telefon, witaniu gości, odpowiadaniu na pytania publiczne i udzielaniu ogólnych informacji o firmie. Wykonywanie tego przez osiem godzin dziennie, pięć dni w tygodniu może być męczące, powtarzalne i stresujące. Zainteresowani tym obszarem powinni być przyjaźni, lubić przyjmować ludzi i sprawiać, by czuli się mile widziani. Pracownicy ci muszą być zrównoważeni, aby radzić sobie z trudnymi ludźmi. Dobre relacje międzyludzkie są bardzo ważne. Interesujące jest podkreślenie w programie nauczania, w jaki sposób zdobyto doświadczenie obsługi klienta.
Technologia korporacyjna
Oprócz odbierania telefonu wielu recepcjonistów korzysta z komputera codziennie. Wiele firm prosi, aby ich recepcjonistki wiedziały, jak korzystać z edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych, takich jak e-mail i internet. Inną częścią funkcji może być otwieranie i oddzielanie poczty, a także wysyłanie dostaw i wykonywanie kopii. Dlatego recepcjonistki powinny wiedzieć lub nauczyć się korzystać z drukarek, kopiarek i maszyn frankujących. Program nauczania powinien wykazywać zaawansowaną wiedzę i umiejętności w zakresie korzystania z programów komputerowych i sprzętu biurowego.
Zarządzanie czasem
Kiedy nie odbierają telefonu lub nie przyjmują gości, recepcjonistki czasami pomagają innym pracownikom administracyjnym w wypełnianiu ich obowiązków. Konieczne jest, aby wiedzieć, jak ustalić priorytety rutynowej pracy, aby wykonać dodatkową pracę na czas, jednocześnie odpowiadając na telefony i zajmując się opinią publiczną. Zaleca się przytoczenie przykładów doświadczenia zawodowego, w których efektywnie wykorzystano zarządzanie czasem. Interesujące jest również podkreślenie sytuacji, w których konieczne było ustalenie priorytetów zadań i jaka była linia rozumowania użyta do wyboru, które zadanie wykonać jako pierwsze. W końcu recepcjonistki muszą otworzyć biuro, więc termin jest niezbędny. Ważne jest, aby dobrze zarządzać czasem w pracy i poza nią.
Rozważania
Wiele firm wymaga ukończenia szkoły średniej, ponieważ większość tych miejsc oferuje specjalne szkolenia. Niektóre wymagają zaświadczenia lub dyplomu sekretarskiego lub podobnego. Ministerstwo Pracy w Stanach Zjednoczonych wskazuje, że w latach 2008-2018 oczekuje się 15% wzrostu liczby pracowników w recepcji.